Come gestire una mail list

Ci sono molti programmi validi per la gestione delle mail list, anche se succede spesso che si banalizza tutta l'operazione sia della raccolta dati e indirizzi dei clienti, che la loro successiva gestione.

Quando si parla di come gestire una mail list si parla di due aspetti importanti

• La raccolta e l'archiviazione del dato
• La gestione dell'invio delle mail

Questa pagina è stata inserita nel sistema il: 10/12/2012 18:20:35 (come si vede a fondo pagina) e si sta aggiornando, dopo qualche anno, soprattutto in funzione dell'entrata in vigore della nuova normativa sulla privacy, valida dal 25 maggio 2018.

amdweb sottolinea che certi concetti sono sempre stati nel dna strategico e consulenziale della nostra azienda, perché il fulcro di ogni strategia è sempre il rispetto del cliente finale, dei suoi dati e della sua disponibilità a prescindere e ci teniamo a sottolinearlo, dalla legge.

Stiamo aggiornando la pagina il 28 ottobre 2021 e come si scriveva nel 2012 per capire come gestire una mail list si deve iniziare dal rispetto del cliente e dei suoi dati!

In questa pagina, comunque, non si tratta direttamente il contesto GDPR ma si analizza come gestire una mail list, imparando a rispettare il cliente prima ancora di preoccuparsi della normativa (logica conseguenza).

Il punto centrale da analizzare per la raccolta di dati è avere la certezza di poter inviare una mail, perché la legge non è proprio vero che permette a chiunque di raccogliere dati pubblici e di usarli liberamente e chi li mette nel sito lo fa per ricevere richieste di contatto da potenziali clienti non da chiunque vuole mandare una mail per fare la sua pubblicità.

Se anche il tacito assenso per ora permette invii e manipolazione dei dati, ( basta permettere al cliente una cancellazione immediata) dal 25 maggio non sarà più possibile usare dati senza un chiaro consenso. Ecco un'immagine presa dal sito http://www.garanteprivacy.it/regolamentoue/fondamenti-di-liceita-del-trattamento immagine che sottolinea chiaramente che NON è ammesso il tacito consenso!

lanewsletter, gestione mail list e invio mail

amdweb per gestire la mail list e l'invio di newsletter propone il servizio lanewsletter.net, un sistema davvero semplice ed intuitivo che si può inserire in ogni sito web attraverso un codice html. Costi chiari e numero di invii personalizzabili in base alle esigenze dell'azienda.

Il servizio lanewsletter.net si occupa di 2 aspetti: il primo è la registrazione di un utente che vuole ricevere il servizio, attraverso una procedura di inserimento dati e di conferma (double opt in); il secondo è l'invio di newsletter, controllando ricezioni, aperture ed eventuali anomalie con eventuale opzione avanzata.

Una terza opzione che molti sottovalutano, è il costante controllo e la pulizia del database perché succede spesso che il cliente cambi indirizzo mail senza aggiornare il servizio e ci si trovi con invii che risultano avere tanti indirizzi non più attivi o inesistenti. Magari il cliente interessato ha anche fatto una nuova registrazione ma non ha cancellato il vecchio indirizzo che nel tempo, sommato ad altri indirizzi inesistenti, potrebbe far segnalare il mittente come poco affidabile, quindi spam.

La registrazione è molto semplice, basta inserire dei dati, obbligatori sono una mail ed un nome, cliccare l'accettazione della privacy che ci autorizza a memorizzare il dato solo per scopi commerciali del sito in questione e quindi non per divulgare a terzi l'indirizzo, e cliccare il tasto registrazione ed il sistema manda una mail di conferma così è anche possibile avere un controllo sull'indirizzo e, dopo il click di conferma del cliente, si ha un nuovo utente tra gli indirizzi.

Quindi :

• Inserimento dati clienti, nome cognome e mail (gli altri sono facoltativi, possono essere utili all'azienda per esempio per ricordare il giorno in cui il cliente compie gli anni, ma ribadiamo che NON sono obbligatori)
• Accettazione privacy (aspetto importante perché si ricorda come sono gestiti i dati e che NON si vendono dati a terzi)
• Registrazione
• Conferma dalla mail di registrazione (double opt in)

La parte innovativa è la registrazione dell'utente, in quanto la legge prevede che per mandare mail si deve avere l'esplicito consenso da parte del cliente cosa che ognuno può confermare non essere vera viste le continue mail che si ricevono.

Il sistema permette di gestire in modo davvero semplice i clienti che possono essere divisi nell'invio per provincia, per sesso, per cap,  o in base alle singole esigenze ed in base ai dati che il cliente stesso inserisce.

Lanewsletter.net memorizza anche l'iscrizione con ip e orario in modo da avere uno storico di iscrizione a conferma che il dato è staro inserito nel sistema dal cliente stesso.

Lanewsletter.net permette inoltre di inviare le mail con un servizio smtp dedicato, così da evitare che molti indirizzi finiscano nello spam.

Lanewsletter.net permette inoltre al cliente di cancellarsi in modo veloce e sicuro, (servizio unsubscribe) nessun refuso, nessuna mail dopo la cancellazione dell'indirizzo, senza troppi passaggi e senza alcuna richiesta.

Lanewsletter.net permette inoltre di gestire i clienti cancellati, evitando di importare l'indirizzo da gestionali esterni (solo l'utente diretto può sbloccare l'indirizzo per ricevere comunicazioni)

Come gestire una mail list e gli invii pubblicitari

Oltre alla gestione tecnica dell'archiviazione degli indirizzi, si deve analizzare, nel contesto del gestire una mail list, anche la questione dell'invio dei messaggi.

È importante essere chiari e precisi quando si parla di invio mail pubblicitarie, è importante essere chiari sul numero di mail che si mandano ed è importante non bombardare i clienti con inutili messaggi per evitare l'effetto contrario: la cancellazione o la segnalazione di spam.

Ogni settore ha le sue esigenze ed il mail marketing, al di là del rispetto della privacy, deve essere una strategia "su misura" per ogni azienda.

Un supermercato ha esigenze differenti rispetto ad un'azienda che propone mobili e l'utente finale per ovvie ragioni si aspetta una gestione mail differente. Un aspetto ci preme mettere sempre in evidenza, sempre a prescindere da tutto: si mandi mail solo quando serve e solo quando si ha qualcosa da dire.

L'utente si infastidisce quando

1) riceve tante mail senza aver autorizzato l'invio, ma anche quando

2) riceve tante mail inutili!

La mail list, un modo di parlare a tutti i clienti

Un aspetto molto astratto del web, che spesso rischia di far fare confusione, è il feedback indiretto che ha qualsiasi azione perché, attenzione, se un sito non piace il cliente esce, se una mail è fastidiosa, o semplicemente non interessa, viene segnalata come indesiderata e per l'utente in genere, il tutto finisce lì.

Quando un'azienda inizia ad utilizzare le mail list per comunicare non ha modo di controllare com'è la reazione delle persone se non con un'analisi dei dati di accesso e di click ma serve comunque un lavoro nello storico di almeno qualche mese, per avere un resoconto interessante dell'andamento e del relativo riscontro.

Più si è piccoli più è possibile chiedere direttamente al cliente, magari nel posto fisico, un feedback mentre più l'azienda è grande più deve analizzare i dati degli accessi e delle ricezioni; partendo sempre dal presupposto che l'invio se è fatto a clienti interessati, più o meno fidelizzati si deve avere una resa importante dall'invio delle mail perché si invia un messaggio a chi ha scelto di riceverlo.

Ogni mail che si manda, deve essere mirata, precisa e con un chiaro fine, commerciale o meno.

Ogni mail che si manda è un contatto che il ricevente deve considerare diretto. La mail è un dato molto strategico e maggiore è il rispetto che si da all'invio, maggiore è la resa della strategia. Un utente che segnala la disponibilità a ricevere mail, segnala il suo interesse e l'azienda deve sfruttare e rispettare questa opportunità.

amdweb con il servizio lanewsletter fornisce anche un servizio opzionale di analisi e controllo dei dati, un report avanzato che permette di analizzare

• le mail inviate
• le mail consegnate
• le mail non ancora consegnate
• le cancellazioni
• i click sulla mail
• eventuali segnalazioni di spam
• le mail che, per vari motivi, non sono più esistenti

Quando si parla di mail marketing e di gestione mail list si deve sempre ricordare che il tutto deve essere contestualizzato in un preciso fine aziendale e l'analisi di ogni dato deve essere coerente con le strategie.