Come avere un database di email aggiornato?

Avere un database aggiornato di email è per l'azienda una grande risorsa.

Alcune criticità da considerare per avere un db aggiornato

Ci sono degli aspetti critici nella gestione di un database aziendale che sono importanti da considerare quando si parla di come avere un db di email aggiornato:

• Le email che non hanno spazio, torna un errore di questo tipo Diagnostic-Code: smtp; 550 -indirizzo email utente- User quota exceeded
• Le email che non interagiscono nel tempo, anche se ricevono le comunicazioni

Sono contesti critici perché sono email a tutti gli effetti attive, le prime non ricevono nulla perché il loro gestore non concede altro spazio quindi possono essere disattivate a breve o email dismesse che quindi non saranno più controllate o possono essere email di utenti distratti, che usano poco l'email e ogni tanto cancellano tutto per fare spazio; le email che non interagiscono sono email di utenti apparentemente passivi e serve capirne le ragioni (magari il problema è solo legato a tipo di comunicazioni che si mandano che non implicano appunto interazione). Un utente passivo, nel tempo, è un problema per i servizi antispam che rilevano l'invio di email ma non rilevano interazione.

Come intervenire sulle criticità del database per inviare newsletter?

Serve monitorare bene il comportamento del destinatario, serve metterlo nella condizione di interagire e serve cancellare gli indirizzi che, in un lungo periodo di tempo, non hanno interazione (se sono tanti gli utenti passivi, serve rivedere la strategia).

Errori di casella piena, sono errori gravi per il servizio antispam perché ragiona in maniera molto analitica (se non riceve le email, che senso ha mandarle?)

Clienti inattivi sono da gestire con un incrocio di dati e, senza interazioni per lungo tempo, sono da cancellare

Ha senso comprare db per inviare newsletter?

No! Non è così conveniente investire per acquistare dei database di email, anzi non li è per niente, perché la resa è irrisoria e non compensa il rischio di compromettere il sistema di invio (link all'articolo che spiega perché non comperare indirizzi mail qui). Anche se l'investimento può sembrare alla portata, si ricordo che sono:

• Soldi buttati
• Tempo perso
• Non si è in regola
• Si compromette il sistema di invio (se il servizio è esterno all'azienda viene sospeso)
• Marketing controproducente

Ecco alcune considerazioni su come avere un database di mail aggiornato.

Si parta sempre dal presupposto che è un privilegio avere dei clienti interessati a quanto si tratta e fornire un servizio deve essere al centro dell'attenzione. Prima di tutto per fare mail marketing serve uno strumento idoneo che permetta di gestire

• Iscrizioni, con procedura di controllo
• Cancellazione utente
• Importazione database, con controllo su nomi che si sono cancellati
• Creazione newsletter
• Invio con smtp idoneo
• Report ricezione, click, aperture mail (meglio ancora se con controllo nel sito)

Lo step successivo, quindi, è quello di tenere sempre aggiornato e controllato il database cercando di automatizzare al meglio sia gli inserimenti che le cancellazioni. Tante volte, infatti, un cliente che vuole essere aggiornato sulle iniziative, che cambia indirizzo per vari motivi, cerca di segnalarlo o di arrangiarsi a fare la variazione seguendo le indicazioni di cancellazione/modifica (di solito la procedura coincide) attraverso l'ultimo invio ricevuto nel vecchio indirizzo. Con questo passaggio il cliente fa un grosso favore all'azienda perché evita di far inviare mail a vuoto e si è sicuri che, anche se ci sono pochi indirizzi, siano tutte persone interessate a quello che si scrive/propone: il cliente stesso, con queste modifiche, sta confermando fiducia e di voler ricevere le proposte.

Un sistema professionale di invio permette di controllare le risposte del server per facilitare la cancellazione di tutti gli indirizzi non attivi. Da un punto di vista strategico noi consigliamo di inviare periodicamente email con link da cliccare o con azioni da compiere da parte del cliente finale perché avere un database passivo, quindi un database che non interagisce, rischia di compromettere il sistema di invio nel medio lungo termine.

Un database di mail per essere sempre aggiornato deve essere un valore aggiunto e deve essere un mezzo di comunicazione diretto con i clienti.

Una gestione dei dati semplice per un controllo sulla loro veridicità

Per avere un database di mail aggiornato dobbiamo, quindi, operare in modo trasparente, con una gestione dei dati facile ed intuitiva e con una registrazione pensata per tutelare anche da un punto di vista legale il cliente. (A volte chi si cancella non vuole non ricevere ma solo aggiornare. A volte, anzi troppe volte questo passaggio è volutamente complicato perché si vorrebbe evitare che un cliente cancelli il suo indirizzo).

È doveroso accertarsi che chi si iscrive sia il vero interessato e questo filtro possiamo attuarlo gestendo una mail di conferma attraverso un link. Il cliente, in poche parole, si iscrive al sito in questione attraverso un form specifico in cui inserisce dei dati obbligatori come nome e indirizzo di posta elettronica, riceve una mail con un link da cliccare a conferma della sua intenzione a ricevere nostre comunicazioni e da questo momento è un nostro vero cliente ed il suo indirizzo è veritiero. (Piccola parentesi sull'aspetto privacy che deve essere per forza accettata nell'iscrizione e deve essere chiara).

• Utilizzando questo sistema facciamo un duplice controllo:
• verifichiamo che chi si iscrive sia veramente interessato e non vittima di qualche scherzo

segnaliamo al pc del nostro cliente che la nostra mail non è spam e ci assicuriamo che gli invii successivi siano visti Il filtro spam a volte blocca i nostri messaggi e se il cliente è ignaro del passaggio, perché il suo dato non è stato registrato dal sistema ma importato perché acquisito da qualche azienda, rischiamo di inviargli delle mail che lui non vedrà mai.

Anche Google è un ottimo controllo

Per avere la certezza di utilizzare un database correttamente aggiornato possiamo utilizzare anche un controllo incrociato attraverso Google e gli strumenti per webmaster (link qui). Google, infatti, ci segnala da dove il cliente arriva in una determinata giornata per cui possiamo tenere sotto controllo il dato del nostro invio che ci fornisce lo strumento che utilizziamo (noi proponiamo lanewsletter.net che segnala le aperture della mail e i click fatti dal cliente per andare al nostro sito) e confrontarlo con gli accessi nel periodo di invio.

Parliamo di periodo perché il tempo di uscita delle mail varia dal numero di invii e dalla velocità di invio, aspetto che noi consigliamo sempre di valutare in base alla strategia. Intrecciando i dati di invio e di accesso al sito, possiamo verificare che non ci siano errori o che non ci siano troppi indirizzi inattivi. (lanewsletter.net ci segnala i clienti che visualizzano la mail, quindi è possibile controllare il singolo cliente nel singolo invio).

Non è possibile nell'immediato avere dati precisissimi, ma nello storico di un po' di invii possiamo renderci conto di indirizzi inattivi per troppo tempo, per cui potenzialmente falsi, inesistenti o inutilizzati e, nello stesso tempo, avere un dato concreto sul tipo di lavoro che stiamo facendo. Se abbiamo un database di 10 mila nominativi e una resa molto bassa, ci possono essere più cause come:

1. Il prodotto non interessa (ma se il cliente si è iscritto da solo non dovrebbe essere così, vero?)

2. Il prodotto non è presentato bene (può essere che il messaggio non è ben studiato o poco chiaro o per niente accattivante)

3. Il database è palesemente sfalsato ed i nostri indirizzi validi sono troppo pochi (lato server ci sono report molto precisi sulla validità delle email, quindi dopo qualche invio è possibile avere un db pulito e attivo)

Quanto è importante avere un database di mail pulito e preciso?

Avere un database di mail pulito e preciso è molto importante perché ci permette di controllare l'andamento strategico del nostro business. Come possiamo intervenire con offerte più accattivanti o con pacchetti mirati se non sappiamo quante persone vedono le nostre offerte? Se inviamo 10 mila mail per un offerta precisa e nessuno risponde potrebbe significare che l'offerta non piace, ma se controlliamo il database e vediamo che in realtà su 10 mila mail 30% sono indirizzi inesistenti, un 30% sono caselle piene per cui non vedono il messaggio, un 30% è spam diretto e un 10% cancella il messaggio senza guardare perché dal titolo capisce essere una pubblicità indesiderata non è più una questione strategica ma è piuttosto uno scarso controllo del database ed uno sperpero di risorse e questo dato possiamo verificarlo in 2/3 invii perché se gli accessi non variano e i dati del mezzo di invio non rilevano click o aperture dei messaggi è palese che il nostro database deve essere rivisto.

È fondamentale avere un database con clienti interessati ai nostri prodotti

Noi insistiamo parecchio su questo concetto e cerchiamo di dare molte indicazione su come avere un database di mail aggiornato, perché questo determina il successo o meno di investimenti mirati nel contesto web e troppe volte si giudica il sistema in modo negativo senza aver fatto le opportune considerazioni. Se non costruiamo il nostro mercato, e pensiamo di comprarlo facilmente rischiamo di dar per scontato che il nostro lavoro sia fatto bene e di non capire dove sia l'errore. Il mezzo funziona e lo dimostrano molte aziende che pian piano lavorano costantemente con l'utilizzo di newsletter periodiche. Un messaggio costante al cliente sia che lo facciamo per una proposta concreta di uno sconto che lo facciamo per un consiglio sull'utilizzo del prodotto che trattiamo ci permette di ricordargli la nostra presenza nel mercato. Non è detto che la mail in sé porti a delle vendite dirette ma il ricordare la nostra presenza magari permette al cliente di prendere in considerazione anche la nostra azienda per un potenziale acquisto. Quante volte ci è capitato di "scordare" che un determinato prodotto lo vende anche un nostro amico/conoscente? Eppure sappiamo che ha un ottimo rapporto qualitativo ma semplicemente ce lo siamo dimenticati.

L'invio di mail come servizio al cliente

Non dimentichiamo poi un altro importante aspetto: la newsletter o l'invio costante di mail è un servizio che diamo al cliente, al pari di un volantino perché vogliamo segnalare la presenza di nuovi prodotti o di nuove offerte. Se il nostro database è comprato la lettura del messaggio diventa un favore che il cliente ignaro ci fa (o ci dovrebbe fare) e non possiamo fare leva su aspetti di fidelizzazione o di cross selling che potremmo sfruttare con i nostri veri clienti. Come può capire una nostra offerta chi non sa nemmeno della nostra esistenza? Come può apprezzare uno sconto cumulativo per un pacchetto di prodotti chi non li conosce? Come possiamo noi organizzare un magazzino se non sappiamo nemmeno potenzialmente quante persone vedono le nostre offerte?

Database di mail aggiornato per una corretta analisi prospettica di mercato

Un database aggiornato e pulito ci permette di fare analisi di mercato e di programmare acquisti e vendite. Uno storico di vendita ci può permettere una proiezione di sconto perché per un negozio vendere 10 capi o 200 non è la stessa cosa, un supermercato che stocca 500 pz di un prodotto non può rischiare di buttarli se sono a scadenza o di proporli all'infinito per un errore di valutazione prospettica.

Abbiamo un punto vendita e con un invio della newsletter sappiamo di muovere 100 persone alla volta? Ci regoleremo di conseguenza con gli acquisti o inizieremo a fare delle pre vendite o delle semplici prenotazioni determinando questa esigenza verso i clienti che arrivano e non trovano il prodotto che abbiamo pubblicizzato. Non sono congetture impossibili, sono solo conseguenze di un lavoro di costruzione che fortifichiamo con un database pulito e veritiero. Del resto se ci pensiamo quanti parrucchieri utilizzano questo sistema per organizzarsi con il lavoro? Oramai molti servizi sono solo prenotabili per garantire qualità e per riuscire a gestire un rapporto ideale con il cliente... Si tratta solo di costruire.