Perché usare un indirizzo email professionale?
Un indirizzo email professionale utilizza il dominio dell'azienda anche nella posta elettronica e rende immediatamente riconoscibile chi sta comunicando.
Se il sito dell'azienda è azienda.it, indirizzi come matteo@azienda.it, commerciale@azienda.it o assistenza@azienda.it mantengono lo stesso riferimento in ogni comunicazione.
Il cliente vede il nome della persona o della funzione e subito dopo il dominio dell'azienda.
Il dominio che utilizzi per presentare la tua azienda sul web può identificarti anche ogni volta che invii una mail.
Il dominio identifica immediatamente l'azienda
Pensa alla differenza tra ricevere una comunicazione da un indirizzo generico presso un servizio di posta e riceverla da nome@azienda.it.
Nel secondo caso l'indirizzo contiene già due informazioni: chi sta scrivendo e per quale azienda sta comunicando.
Il destinatario ritrova inoltre lo stesso dominio che può aver conosciuto attraverso il sito, una ricerca, un acquisto, un preventivo o un precedente rapporto con l'azienda.
nome@azienda.it collega immediatamente la persona che scrive all'azienda che rappresenta.
L'email fa parte dell'identità aziendale
Ogni azienda costruisce la propria presenza attraverso elementi che lavorano insieme:
- nome e marchio;
- dominio;
- sito internet;
- email aziendale;
- materiale commerciale;
- strumenti di comunicazione.
Utilizzare lo stesso dominio per sito ed email crea continuità tra questi elementi.
Un cliente visita azienda.it, scrive a commerciale@azienda.it, riceve una risposta da matteo@azienda.it e ritrova sempre lo stesso riferimento.
Dominio, sito ed email parlano della stessa azienda e utilizzano lo stesso elemento per identificarla.
Ogni email porta con sé il dominio dell'azienda
La posta elettronica viene utilizzata continuamente nel normale lavoro: richieste, preventivi, ordini, appuntamenti, documenti, assistenza e comunicazioni commerciali.
Utilizzando un indirizzo aziendale, il dominio accompagna tutte queste comunicazioni.
Il cliente che riceve una risposta da matteo@azienda.it vede nuovamente azienda.it. Lo stesso accade quando riceve un preventivo, una conferma d'ordine o una comunicazione successiva.
L'indirizzo email diventa così uno degli elementi attraverso i quali l'azienda continua a essere riconosciuta durante il rapporto quotidiano.
Ogni email aziendale porta il tuo dominio direttamente nella casella del destinatario.
Un indirizzo professionale aiuta a organizzare il lavoro
Il dominio aziendale permette anche di creare caselle differenti in funzione delle persone e delle attività.
Ad esempio:
- nome@azienda.it;
- commerciale@azienda.it;
- amministrazione@azienda.it;
- assistenza@azienda.it;
- ordini@azienda.it.
Possiamo utilizzare indirizzi personali per identificare chi sta comunicando e indirizzi funzionali per organizzare determinate attività.
La struttura può crescere insieme all'azienda e adattarsi al suo modo di lavorare.
Il dominio identifica l'azienda. Le caselle identificano persone, reparti e funzioni.
La comunicazione rimane collegata all'azienda
Una casella collegata al dominio permette di organizzare la posta intorno all'azienda e alla sua struttura.
Questo è particolarmente utile per attività come commerciale, amministrazione, ordini e assistenza, che nel tempo possono essere gestite da persone differenti.
Un indirizzo come assistenza@azienda.it continua a rappresentare la stessa funzione anche quando cambia la persona che la segue.
Gli indirizzi personali possono invece identificare direttamente le persone che lavorano e comunicano per conto dell'azienda.
La struttura della posta può seguire l'organizzazione dell'azienda e accompagnarne l'evoluzione.
Il servizio utilizzato e l'indirizzo visibile sono due cose differenti
Un indirizzo professionale riguarda il dominio con cui l'azienda si presenta al destinatario.
Dietro nome@azienda.it possono esserci infrastrutture e servizi di posta differenti, scelti in funzione delle esigenze dell'azienda.
Il cliente continua però a vedere il dominio aziendale e a riconoscere attraverso quello l'origine della comunicazione.
Il servizio gestisce la posta. Il dominio identifica l'azienda.
Il passaggio può essere organizzato gradualmente
Un'azienda che utilizza da tempo un indirizzo esterno può introdurre progressivamente le nuove caselle collegate al proprio dominio.
Il passaggio può prevedere:
- attivazione delle nuove caselle;
- configurazione sui dispositivi utilizzati;
- inoltro dei messaggi quando necessario;
- utilizzo progressivo del nuovo indirizzo nelle risposte;
- aggiornamento di sito, documenti e materiali aziendali;
- comunicazione del nuovo indirizzo a clienti e fornitori.
Il nuovo indirizzo entra così progressivamente nel normale lavoro dell'azienda e diventa il riferimento per le nuove comunicazioni.
Indirizzo email e configurazione tecnica
La gestione professionale della posta comprende anche la configurazione tecnica del dominio e del servizio utilizzato.
Autenticazioni, record DNS e configurazioni della posta permettono ai sistemi coinvolti di verificare le informazioni associate ai messaggi e al dominio utilizzato.
Quando lo stesso dominio viene utilizzato anche all'interno di progetti email strutturati, elementi come SPF, DKIM e DMARC entrano nella configurazione tecnica e nella gestione dell'autenticazione dei messaggi.
Identità aziendale e configurazione tecnica lavorano insieme: il dominio identifica chi comunica e il sistema di posta deve essere configurato per utilizzarlo correttamente.
Email professionale e newsletter
La stessa riconoscibilità diventa particolarmente importante quando l'azienda comunica con molti clienti attraverso una newsletter.
Il destinatario vede il mittente prima ancora di leggere il contenuto e può collegare immediatamente la comunicazione all'azienda con cui ha già costruito una relazione.
Nome del mittente, dominio, oggetto e messaggio partecipano quindi allo stesso processo di riconoscimento.
All'interno di un progetto email marketing valutiamo anche gli indirizzi utilizzati, il dominio, le autenticazioni e la configurazione tecnica necessaria per gli invii.
Il cliente riconosce chi gli sta scrivendo prima ancora di aprire la mail. Anche per questo l'indirizzo del mittente fa parte della comunicazione.
Perché usare un indirizzo email professionale?
Per utilizzare il dominio dell'azienda anche nella posta elettronica e rendere immediatamente riconoscibile chi sta comunicando.
nome@azienda.it identifica contemporaneamente la persona e l'azienda. Le diverse caselle permettono inoltre di organizzare persone, reparti e funzioni.
Il sito presenta azienda.it. L'email continua a portare azienda.it nelle comunicazioni quotidiane con clienti e fornitori.
