Perché usare un indirizzo email professionale?

È importante usare un indirizzo email professionale perché molte aziende lavorano da anni con mail gratuite.

Capiamo che per praticità o per esigenze lavorative si tenda a tenere i vecchi indirizzi ma non è la cosa migliore per la reputazione dell'azienda.

Se poi si decide di fare il passo, di avere un sito aziendale e si inizia a pubblicizzarlo ai clienti "vecchi" e nuovi, si deve fare il passo verso la digitalizzazione dell'azienda anche se spesso si persiste nell'utilizzare la vecchia mail senza rendersi conto di dare un'immagine aziendale "sbagliata".

La parte complessa del cambio mail, spesso, è quella di gestire gli invii e le "doppie" ricezioni, cosa che, quasi sempre, è più complessa da fare mentalmente che praticamente, perché basterebbe impostare tutte le mail in uscita con il nuovo indirizzo e inoltrare le richieste che arrivano al vecchio indirizzo, al nuovo; non diciamo di cancellare la vecchia mail, anzi, il consiglio è di tenerla per qualche mese se non qualche anno ancora attiva, ma di iniziare a mandare ogni comunicazione con la mail aziendale.

Immaginate di acquistare un pc apple (ma l'esempio è uguale per una tv Sony, un monitor Panasonic, o un qualsiasi altro oggetto) e di chiedere assistenza per un qualsiasi motivo via mail e a rispondervi è un consulente davvero preparato che vi manda materiale informativo o di approfondimento con una mail personale. Danno doppio, perché

• Figuraccia con il cliente che resta un po' spaesato davanti al fatto di leggere nell'indirizzo nome@hotmail.com, o nome@libero.it, perché si aspetta una email aziendale ufficiale, una mail con nome@nomeazienda.com/it/net  e
• Nessuna gestione del cliente perché se dovrà rispondere o prolungare la conversazione virtuale, eluderà l'ufficialità aziendale e scriverà direttamente all'operatore che, in caso di cambio lavoro, o di inutilizzo dell'indirizzo interromperà la comunicazione con il cliente.

Possiamo anche estremizzare l'esempio in modo diverso, pensate che oltre ad una mail, l'operatore vi mandi anche le spiegazioni in cartaceo per approfondire la vostra richiesta, e vi spedisce tutto con una carta intestata di un altra azienda. Sembra insignificante la cosa, ma è estremamente dannosa, perché vi da un senso di disinteresse incredibile e non sembra darvi la giusta importanza, senza considerare, in parallelo, la magra figura che fa l'azienda.

Attraverso l'utilizzo di una email aziendale in primis mettiamo in primo piano il brand aziendale e, non da meno, anche se l'operatore cambia, l'azienda avrà modo di restare in contatto con il suo cliente, senza disservizi e perdite di tempo. Addirittura ci sono aziende che usano un centralino di smistamento per evitare disservizi o usano un centralino che recupera le mail dei dipendenti che per qualsiasi motivo non ci sono più proprio per garantire al cliente il servizio di assistenza.

Qualsiasi sia il settore che trattiamo, l'utilizzo di una email specifica aziendale è un segnale di aggiornamento professionale, di essere al passo con i tempi ed un modo di ricordare a chi scriviamo che abbiamo un'azienda che ha un sito.

Altro aspetto da non sottovalutare, è l'utilizzo della mail aziendale per far conoscere al cliente il nostro indirizzo e così in caso di invii di mail pubblicitarie, newsletter periodiche, comunicazioni dell'ultimo minuto, abbiamo più possibilità di consegnare il messaggio al destinatario senza che finisca nello spam, perché non conosciuto. Molte aziende, infatti, scrivono mail con indirizzi personali, poi inviano newsletter con sistemi automatizzati con l'indirizzo aziendale ma non tengono in considerazione il fatto che molte non arriveranno a destinazione perché bloccate dai filtri antispam che vogliono evitare mail da sconosciuti che hanno solo un fine pubblicitario.