Errori invio mail
Gli errori nell'invio delle email permettono di capire cosa è successo durante il percorso tra il sistema di invio e il sistema di posta del destinatario.
I messaggi restituiti possono indicare un indirizzo inesistente, una casella piena, un problema di autenticazione, un dominio errato, un rifiuto da parte del server destinatario oppure una difficoltà temporanea di consegna.
Per interpretare correttamente una notifica di consegna è utile leggere insieme lo stato dell'azione, il codice restituito e il messaggio diagnostico associato.
Ogni errore racconta qualcosa sull'invio: interpretarlo correttamente aiuta a gestire la consegna, il database e la reputazione del mittente.
ACTION: FAILED
ACTION: FAILED indica che il sistema che genera la notifica ha abbandonato i tentativi di consegna del messaggio a quel destinatario.
Per comprenderne la causa è necessario leggere anche lo status e il messaggio diagnostico associato: il destinatario potrebbe essere inesistente, il dominio potrebbe presentare un problema oppure il sistema ricevente potrebbe aver rifiutato il messaggio per una specifica ragione.
Il dettaglio dell'errore permette quindi di capire se intervenire sull'indirizzo, sulla configurazione o su altri elementi dell'invio.
ACTION: DELAYED
ACTION: DELAYED indica che il sistema non è ancora riuscito a consegnare o inoltrare il messaggio, ma continuerà a effettuare nuovi tentativi.
Una notifica successiva potrà indicare l'avvenuta consegna oppure il fallimento definitivo qualora i tentativi vengano abbandonati.
Il codice di stato e il messaggio diagnostico permettono di comprendere la condizione che sta causando il ritardo.
ACTION: RELAYED
ACTION: RELAYED indica che il messaggio è stato inoltrato verso un altro sistema o ambiente di posta che non fornirà necessariamente una successiva notifica di consegna positiva.
Questo stato conferma quindi l'avvenuto inoltro da parte del sistema che genera la notifica, ma non permette da solo di stabilire che il messaggio sia stato consegnato alla casella finale del destinatario.
ACTION: DELIVERED
ACTION: DELIVERED indica che il sistema che genera la notifica considera completata con successo la consegna all'indirizzo destinatario specificato.
Si tratta di uno stato tecnico di consegna e non indica che la persona abbia letto o interagito con il messaggio.
ACTION: EXPANDED
ACTION: EXPANDED indica che il messaggio è stato consegnato all'indirizzo indicato e successivamente espanso verso più indirizzi destinatari.
A differenza di ACTION: DELIVERED, questo stato può essere seguito da ulteriori notifiche relative agli indirizzi generati dall'espansione.
Errori legati all'indirizzo email
Una parte importante degli errori di consegna riguarda l'indirizzo del destinatario, la casella associata oppure il dominio utilizzato.
BAD DESTINATION MAILBOX ADDRESS
BAD DESTINATION MAILBOX ADDRESS indica un problema relativo all'indirizzo della casella destinataria.
La verifica dell'indirizzo permette di controllare eventuali errori di digitazione oppure la validità della casella indicata.
USER UNKNOWN
USER UNKNOWN indica generalmente che il sistema destinatario non riconosce la casella email indicata.
Può trattarsi di un indirizzo digitato in modo errato oppure di una casella che è stata eliminata o disattivata.
Un errore persistente relativo a un destinatario è anche un'informazione sul database: analizzarlo permette di mantenere aggiornata la lista dei contatti.
ROUTING SERVER FAILURE
ROUTING SERVER FAILURE indica una difficoltà del sistema di routing nel determinare il percorso necessario per consegnare il messaggio.
Il controllo del dominio dopo la @, del DNS e del messaggio diagnostico associato può aiutare a individuare l'origine del problema.
INVALID DOMAIN NAME SYNTAX
INVALID DOMAIN NAME SYNTAX segnala un problema nella sintassi del dominio utilizzato nell'indirizzo.
La verifica della parte successiva alla @ permette di individuare errori di digitazione o formattazione.
Errori legati alla casella di posta
MAILBOX FULL
MAILBOX FULL indica che la casella del destinatario ha raggiunto il limite di spazio disponibile.
La situazione può essere temporanea e la consegna può tornare possibile quando viene liberato spazio nella casella.
MESSAGE TOO BIG
MESSAGE TOO BIG indica che il messaggio supera il limite di dimensione accettato dal sistema.
Quando il problema dipende dal contenuto inviato, la riduzione delle dimensioni degli allegati oppure la condivisione dei file attraverso un collegamento permette di ridurre la dimensione complessiva del messaggio.
Dimensioni del messaggio, allegati e limiti del sistema destinatario fanno parte degli elementi da considerare durante l'analisi di un errore di consegna.
Errori di autenticazione, protocollo e configurazione SMTP
RELAYING NOT ALLOWED
RELAYING NOT ALLOWED indica che il server SMTP rifiuta di effettuare il relay del messaggio nelle condizioni utilizzate.
La verifica delle credenziali, dell'autenticazione SMTP, del mittente, del destinatario e delle regole previste dal servizio permette di individuare l'origine del rifiuto.
OTHER OR UNDEFINED PROTOCOL STATUS
OTHER OR UNDEFINED PROTOCOL STATUS identifica una condizione relativa al protocollo che richiede la lettura del codice e del messaggio diagnostico completo per determinare la causa specifica.
OTHER OR UNDEFINED MAIL SYSTEM STATUS
OTHER OR UNDEFINED MAIL SYSTEM STATUS identifica una condizione generica relativa al sistema di posta. Il dettaglio associato permette di approfondirne la causa.
OTHER OR UNDEFINED NETWORK OR ROUTING STATUS
OTHER OR UNDEFINED NETWORK OR ROUTING STATUS segnala una condizione generica relativa alla rete o al percorso utilizzato per raggiungere il sistema destinatario.
Anche in questo caso il codice e il messaggio diagnostico completo rappresentano gli elementi principali per effettuare la diagnosi.
DELIVERY TIME EXPIRED
DELIVERY TIME EXPIRED indica che il tempo previsto per completare la consegna è scaduto.
Il sistema può aver effettuato più tentativi prima di raggiungere questo stato. Il dettaglio diagnostico permette di comprendere quale condizione abbia impedito la consegna.
Errori temporanei ed errori definitivi
Un elemento importante nell'analisi degli errori è distinguere le condizioni temporanee dalle condizioni che hanno portato il sistema ad abbandonare la consegna.
Una casella momentaneamente piena, un server temporaneamente indisponibile o determinate condizioni di rete possono consentire nuovi tentativi.
Un indirizzo inesistente, un rifiuto persistente oppure una configurazione errata richiedono invece un intervento sul destinatario, sul database o sul sistema di invio.
Action, status e messaggio diagnostico devono essere interpretati insieme: lo stato dell'azione descrive cosa ha fatto il sistema, mentre il codice e il dettaglio diagnostico aiutano a comprenderne la causa.
La classificazione e il dettaglio dell'errore permettono di decidere se attendere nuovi tentativi, intervenire sulla configurazione oppure aggiornare il database.
Gli errori aiutano a mantenere pulito il database
Quando gestiamo newsletter e invii verso molti destinatari, gli errori diventano anche uno strumento per mantenere la qualità del database.
Caselle inesistenti, indirizzi errati e problemi persistenti possono essere identificati e gestiti in funzione del tipo di risposta ricevuta e della sua eventuale ripetizione nel tempo.
La gestione del database deve quindi considerare sia il tipo di errore sia la sua persistenza, evitando di trattare automaticamente ogni singolo errore come prova definitiva dell'invalidità di un indirizzo.
La manutenzione del database contribuisce alla qualità degli invii e alla reputazione costruita dal mittente nel tempo.
L'errore di consegna diventa un dato operativo: ci aiuta a capire cosa è successo e come gestire correttamente gli invii successivi.
Errori di invio e deliverability
La lettura degli errori fa parte del lavoro sulla deliverability.
IP, dominio, autenticazioni, infrastruttura SMTP, qualità del database, bounce e risposte dei sistemi destinatari permettono di valutare il comportamento tecnico degli invii e individuare gli interventi necessari.
Nel tempo questa attività contribuisce alla gestione della reputazione del mittente e alla qualità del database.
Il Protocollo Axiom Send
Con Axiom Send seguiamo la componente tecnica degli invii e analizziamo gli errori restituiti dai sistemi di posta.
Controlliamo la configurazione tecnica, gli errori di consegna e gli elementi che possono incidere sulla deliverability.
Le informazioni raccolte possono inoltre essere utilizzate per mantenere aggiornato il database e organizzare correttamente gli invii successivi.
Inviare, leggere gli errori, interpretarne la causa e intervenire fa parte della gestione continuativa del servizio email.
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Cosa significano gli errori di invio mail?
Sono informazioni tecniche che descrivono quello che è accaduto durante il tentativo di consegna di un messaggio.
Possono riguardare indirizzo, casella, dominio, rete, autenticazione, configurazione SMTP o decisioni del sistema destinatario.
Action, status e messaggio diagnostico permettono insieme di comprendere il risultato dell'invio e la causa di eventuali problemi.
Interpretare correttamente queste informazioni permette di gestire la consegna, mantenere aggiornato il database e lavorare sulla deliverability e sulla reputazione del mittente.
